El inicio de la expansión en nuevos mercados
Cinco años atrás la Casa Editorial inició un nuevo proceso de actuación y comenzó a entrar en nuevos mercados y comenzó a realizar nuevas actividades, lo que provocó el crecimiento expresivo de producción y ventas de libros y, a su vez, de todas las confecciones y análisis de contratos con los prestadores de servicios, proveedores, entre otros. “Para asumir este crecimiento impactante en el departamento, aumentamos el cuadro de profesionales del área jurídica, pero luego percibimos que eso no era suficiente. Debíamos revisar nuestro proceso para satisfacer esta demanda creciente”, comentó Victor Linhares Bastos, Gerente Jurídico de FTD Educación, del Grupo Marista.
Impacto en la operación
Implementación en 3 etapas
Fue identificado que los impactos ocurrían principalmente en el aumento de la actividad operativa, revisamos los procedimientos y establecemos el cambio en la base de atención al cliente interno.
La 1ª etapa del proceso fue unificar los borradores de contratos del área editorial. La mayoría de los contratos eran muy parecidos y, por tanto, generaban trabajos repetitivos, sustrayendo tiempo y hora de trabajo innecesarios del profesional, que podría estar dedicado en otras actividades más estratégicas. “Lo que cambiaba entre una contratación y otra era el plazo de entrega, condiciones y valores. A partir de esa constatación, unificamos las condiciones en un borrador estandarizado e implantamos el “contrato madre”, siendo que las especificidades de cada caso fuesen indicadas exclusivamente en un anexo”, comentó Rosana Cristina de Oliveira, Supervisora Jurídica. De la misma forma, otra racionalización similar ocurrió en los contratos de cesión de derechos autorales relativos a la producción de contenido.
El 2º paso fue implementar un sistema para la gestión del departamento. Esto ocurrió en el 2015 con la elección del sistema Espaider, inicialmente con enfoque en el contencioso y en la solicitud de contratos. Pero eso no fue suficiente. Toda la gran demanda contractual aún era impresa y la atención era lenta. Necesitábamos de más eficiencia en la operación.
Ante las necesidades, iniciamos el 3º paso que ocurrió en el 2017 con la implantación de la generación automática de los contratos masificados, con firma digital y electrónica de QualiSign, integrada a Espaider.
Firma Digital eliminó la “tarjeta de millas”
Ante las nuevas actuaciones comerciales de FTD EDUCACIÓN, los volúmenes se triplicaron en ese período partiendo de 200 para 500 contratos mensuales, lo que representó 6000 contratos/año en el 2017. Además de esto, el volumen físico de documentos era gigantesco y ellos quedaban archivados en el 1º piso de la empresa y el jurídico en el 3º piso. “¡Las idas y vueltas para la recogida de firmas internas junto al otro edificio de la empresa, donde está la Editorial y el archivo eran tan intensas que solíamos decir que el contrato tenía tarjeta de millas, de tanto viajar!” expresó Victor. “Algunos comentaban inicialmente que era caro tener y mantener la firma digital y demostramos que caro era el correo, la firma reconocida, las idas y vueltas para recoger las firmas físicas, muchas veces utilizando un motoboy o Sedex. Además de la ventaja financiera, la cuestión de seguridad jurídica y eficiencia en la operación también prevalecieron”, explicó Victor.