Más seguridad, menos papel. La revolución de la Firma Digital.

Sobre Nescred

Nescred es una cooperativa de crédito privada que ofrece soluciones financieras exclusivas a empleados de Nestlé, promoviendo su bienestar y seguridad financiera.

Gestión Documental

Las cooperativas de crédito tienen la responsabilidad no solo de garantizar la seguridad financiera de sus asociados, sino también de proteger la confidencialidad e integridad de los datos que circulan por sus procesos. Contratos de adhesión, cédulas de crédito y otros documentos requieren una formalización rigurosa y un control efectivo, bajo el riesgo de incumplimiento con normativas como la Ley Complementaria 105 del 10 de enero de 2001, que regula el secreto de las operaciones de las instituciones financieras.

En este contexto, Nescred, cooperativa de crédito dirigida a los empleados de Nestlé, identificó desafíos significativos en sus procesos de gestión documental.

Histórico

Antes de la pandemia de 2020, Nescred enfrentaba un escenario desafiante en la gestión de contratos. Con un promedio de 524 contratos al mes, cada uno con cuatro páginas en dos copias, el proceso requería la firma de dos directores y del cooperado. Kennedy Nóbrega, Coordinador Financiero, recuerda: “Era común que los directores tuvieran que firmar pilas de contratos e incluso llevarlos a casa en situaciones límite de plazo, con el riesgo de extravío de datos tan sensibles.”

Estos contratos contenían datos bancarios y personales de los cooperados, lo que generaba riesgos de exposición. Esta preocupación está directamente relacionada con la Ley Complementaria n.º 105, que regula el secreto bancario e impone sanciones administrativas y judiciales en caso de violaciones.

Crisley Reis, Gerente Administrativa, también destaca una situación crítica: “Había contratos que se quedaban en cajones, con riesgo de perder el plazo de formalización establecido por el Sistema Financiero Nacional (SFN). Eso podía comprometer la regularidad de la cooperativa.”

Búsqueda de la Solución y Elección del Proveedor

La necesidad del trabajo remoto aceleró la toma de decisiones. Kennedy recuerda: “La firma digital ya era utilizada en otro departamento de Nestlé y fue recomendada a la cooperativa. No era posible una implementación gradual; la situación requería rapidez.”

Crisley agrega que la implementación forzada del trabajo remoto convirtió el proyecto en una prioridad: “Necesitábamos una solución segura y rápida para sustituir el papel.”

Análisis y Criterios para la Elección del Proveedor

Los criterios utilizados para elegir el proveedor incluyeron:

– Seguridad y conformidad con la Ley Complementaria n.º 105;
– Experiencia previa positiva con el proveedor, lo que generó confianza;
– Facilidad de uso, integración con WhatsApp y aceptación por parte de los cooperados;
– Control centralizado de los documentos, eliminando riesgos de extravío y retrasos en la formalización.

La empresa elegida fue QualiSign.

Proceso de Implementación

La implementación se realizó en dos etapas:

1. Contratos con dos firmas: Inicialmente involucraban a Nescred y al cooperado;
2. Cédulas de Crédito Bancario (CCB): Evolucionaron hacia contratos con firma solo del cooperado.

Crisley recuerda: “El tiempo de formalización de los contratos se redujo de un promedio de 6 días a un máximo de 15 minutos. Eso marcó la diferencia en la atención al cooperado.”

Para mejorar aún más, recientemente se adoptó el envío de notificaciones por WhatsApp. Crisley explica: “No todos los cooperados tienen facilidad con la tecnología o tiempo para revisar correos electrónicos. La notificación por WhatsApp fue una alternativa reciente que implementamos para reducir un indicador importante para nuestro equipo: el número de rechazos de contrato.”

Resultados Obtenidos

Reducción de Costos:

– Eliminación de 301.562 hojas de papel en 5 años y medio.

Agilidad:

– Reducción del tiempo de formalización de contratos de 6 días a 15 minutos — una mejora del 99,83%.

Productividad:

– Se redujeron las actividades manuales de control, permitiendo que los especialistas se enfocaran en tareas estratégicas.

Sostenibilidad (Fuente: WWF Brasil, ABTCP):

– Aproximadamente 30,2 árboles salvados;
– 3.769,5 kWh de energía eléctrica economizados;
– 150.781 litros de agua preservados;
– 1.809,37 kg de emisiones de CO2 evitadas.

Beneficios Intangibles

– Mayor seguridad jurídica;
– Mejora en la percepción de los directores y gobernanza interna;
– Innovación y modernización de la imagen institucional;
– Comodidad para los cooperados y el equipo interno;
– Control centralizado de documentos y cumplimiento de plazos;
– Mejora sustancial en la productividad y el control de procesos.

Expansión y Futuro

Con los resultados positivos, Nescred estudia la expansión del uso de la firma digital a nuevos productos como el Crédito Consignado del Trabajador, considerando su potencial en los procesos de formalización.

“En Nescred, la digitalización no fue solo un cambio de proceso, fue un salto hacia el futuro con seguridad, agilidad y sostenibilidad”, concluye Crisley.