Solução Proposta
Solução SaaS (Software como Serviço) de Assinatura Digital.
Necessidade do Cliente
Controle efetivo e agilidade na formalização.
Sobre a Nescred
A Nescred é uma cooperativa de crédito privada que oferece soluções financeiras exclusivas para colaboradores da Nestlé, promovendo o bem-estar e a segurança financeira dos seus cooperados.
Gestão documental
Cooperativas de crédito possuem a responsabilidade de garantir não apenas a segurança financeira de seus cooperados, mas também a confidencialidade e integridade dos dados que trafegam em seus processos. Contratos de adesão, cédulas de crédito e outros documentos exigem formalização rigorosa e controle efetivo, sob pena de comprometer a conformidade com normas regulatórias como a lei complementar 105 de 10/01/2001, que trata do sigilo das operações das instituições financeiras.
Nesse contexto, a Nescred, cooperativa de crédito voltada aos colaboradores da Nestlé, identificou desafios significativos em seus processos de gestão documental.
Histórico
Antes da pandemia de 2020, a Nescred enfrentava um cenário desafiador na gestão de contratos. Com cerca de 524 contratos por mês, cada um com 4 páginas em duas vias, o processo exigia assinatura de dois diretores e do cooperado. Kennedy Nóbrega, Coordenador Financeiro, relembra: “Era comum os diretores precisarem assinar pilhas de contratos e algumas vezes até precisar levá-los para casa em situações de limite de prazos, mas com riscos de extravio de dados tão sensíveis.”
Esses contratos envolvem dados bancários e pessoais dos cooperados, gerando riscos de exposição. Essa preocupação está relacionada à lei Complementar nº 105, que trata do sigilo bancário e impõe sanções administrativas e judiciais em caso de quebras de sigilo.
Crisley Reis, Gerente Administrativa, destaca ainda uma situação crítica: “Havia contratos que ficavam em gavetas, com risco de perder o prazo de formalização estipulado pelo Sistema Financeiro Nacional (SFN). Isso poderia comprometer a regularidade da cooperativa.”
A procura da solução e escolha do fornecedor
A necessidade de home office acelerou a tomada de decisão. Kennedy, conta: “A assinatura digital já era utilizada em outro departamento da Nestlé e foi indicada para a cooperativa. Não dava para implantar de forma gradual; a situação exigia rapidez.”
Crisley complementa que naquele momento a implementação compulsória do trabalho remoto, tornou o projeto prioritário: “Precisávamos de uma solução segura e rápida para substituir o papel.”
Análise e critérios para decisão do fornecedor
Os critérios utilizados para a escolha do fornecedor foram:
– Segurança e conformidade com a lei Complementar nº 105;
– Experiência prévia positiva com o fornecedor, o que gerou confiança;
– Facilidade de uso, integração com WhatsApp e aceitação por parte dos cooperados;
– Controle centralizado dos documentos, eliminando riscos de extravio e contratos formalizados fora do prazo.
A empresa escolhida foi a QualiSign.
Processo de implantação
A implantação aconteceu em duas etapas:
1. Contratos com duas assinaturas: Inicialmente envolvendo Nescred e cooperado;
2. Cédulas de Crédito Bancário (CCB): Evoluíram para contratos com assinatura apenas do cooperado.
Crisley relembra: “O tempo de formalização dos contratos caiu de uma média de 6 dias para, no máximo, 15 minutos. Isso fez toda a diferença no atendimento.”
Para facilitar, mais recentemente, foi adotado o envio de notificação por WhatsApp, iniciativa destacada por Crisley: “Nem todos os cooperados tinham facilidade com tecnologia e tempo para acessarem seus e-mails, o envio da notificação via WhatsApp foi uma alternativa recente que implementamos visando reduzir um indicador importante para a nossa área, que é a quantidade de recusas do contrato.”
Resultados apurados
Redução de Custo:
– Eliminação de 301.562 folhas de papel em 5 anos e meio.
Agilidade:
– Redução de tempo de formalização de 6 dias, para 15 minutos, um ganho de 99,83%.
Produtividade:
– Houve ganho na redução de atividades de controle dos contratos em papel para o digital. Recursos especialistas puderam focar em atividades estratégicas.
Sustentabilidade (Fonte de Cálculo: WWF Brasil, ABTCP):
– Aproximadamente 30,2 árvores poupadas;
– 3.769,5 kWh de energia elétrica economizados;
– 150.781 litros de água preservados;
– 1.809,37 kg de CO2 deixaram de ser emitidos.
Benefícios não tangíveis
– Segurança jurídica aprimorada;
– Melhoria da percepção dos diretores e da governança interna;
– Inovação e modernização da imagem institucional;
– Conveniência para os cooperados e para a equipe interna;
– Controle centralizado de documentos e cumprimento de prazos;
– Melhoria substancial na produtividade e controle de processos da equipe.
Expansão e futuro
Com os resultados positivos, a Nescred estuda expandir o uso da assinatura digital para novos produtos, como o Consignado do Trabalhador, considerando seu potencial alcance no processo de formalização.
“Na Nescred, a digitalização não foi apenas uma mudança de processo, foi um salto para o futuro com segurança, agilidade e sustentabilidade”, concluiu Crisley.
